Utvärdering och redovisning

Att utvärdera och redovisa är något som ibland är pålagt och i andra tillfällen hoppas över för att tiden inte anses räcka till. Att utvärdera är essentiellt för att kunna utvecklas som arrangör och bli bättre på olika sätt. Att redovisa är att berätta vad bidragspengar använts till och är i sig en ypperlig möjlighet att grundligt utvärdera verksamheten.

Kort sagt, hoppa aldrig över varken att utvärdera eller redovisa. Till exempel finns det på Arvsfondens hemsida blanketter för redovisning av stöd som beviljats från dem. Hos SurveyMonkey finns tips kring enkäter och utvärderingar.

Några råd för utvärdering och redovisningar

• Spara inte utvärderingen till sist när arrangemanget eller verksamhetsåret är färdigt utan utvärdera under arbetets gång.
• Undersök om verksamheten ligger i linje med, och arbetar mot, de satta målen samt avslutningsvis om målen nåtts.
• Gör en enkel publikundersökning t.ex. via Facebook eller liknande.
• Dokumentera längs vägen, ta bilder, gör filmsnuttar, ställ frågor till publik, skriv dagbok, etc.
• Använd den statistik du får in från sociala medier för att dokumentera räckvidd, engagemang, osv.
• Ha översikt över omtal i press, sociala medier etc.

Efter arrangemanget respektive vid projektets eller verksamhetsårets slut finns då ett bra underlag att använda för en avslutande utvärdering, årsrapport och/eller redovisning.

Årsrapporter

Varje räkenskapsår ska den löpande bokföringen avslutas med ett bokslut, vilket antingen ska vara i form av ett årsbokslut eller en årsredovisning. Beroende på organisationsform finns det olika krav på utformning och innehåll. Läs på Verksamt vad som gäller för respektive.

Ideella föreningar bör även de göra en årsredovisning och redovisa ekonomin för det gångna året till medlemmarna. Tillsammans med bokslutet för året så ska det följa en skriftlig genomgång av verksamheten. Detta för att visa hur väl de mål som sattes upp för året genomförts.

Bidragsredovisning

Om verksamheten fått stöd till denna eller en specifik satsning så ska bidraget redovisas till bidragsgivaren enligt de krav, riktlinjer och den deadline denne uppger. Generellt innefattar bidragsredovisning alltid en redovisning av hur de ekonomiska medlen använts och hur verksamheten fallit ut i relation till den plan som låg till grund för ansökan om medel.